Casi todo lo que después se vuelve un problema en una implementación ya estaba decidido en la reunión donde se firmó. La fecha que se corre, la personalización que nadie documentó, el soporte que se esfuma después de la salida en vivo: cada uno de esos finales se podía anticipar con una pregunta hecha a tiempo.
Esta guía es para el dueño de una PyME que está eligiendo con quién implementar Odoo (o cualquier sistema de gestión) y no tiene un perfil técnico al lado para evaluar propuestas. La buena noticia: no lo necesita para esta etapa. Las cinco preguntas que siguen se pueden hacer sin saber nada de sistemas, y las respuestas anticipan bastante bien cómo va a terminar el proyecto.
Por qué ninguna pregunta es técnica
En la mesa de venta, el implementador siempre sabe más de sistemas que vos. Comparar módulos, versiones o arquitecturas es jugar de visitante: cualquier respuesta va a sonar razonable porque no tenés contra qué contrastarla.
Lo que sí podés evaluar es cómo trabaja: quién te va a atender, qué queda escrito, qué pasa cuando algo sale de lo previsto y cómo se ve la relación cuando ya no hay hitos por cobrar. Eso se mide con preguntas de proceso, y las respuestas se entienden sin ningún conocimiento técnico.
Pregunta 1 — ¿Quién va a ser mi interlocutor real?
Pedí el nombre de la persona que va a llevar tu proyecto y cuántos proyectos lleva en paralelo. No el nombre de la empresa: el de la persona.
La respuesta sana tiene nombre y apellido, y un número honesto de proyectos simultáneos. Si te contestan con el nombre de la consultora ("te va a atender el equipo"), ya sabés cómo va a ser el seguimiento: cada consulta tuya va a caer en una cola, y cada reunión va a arrancar con alguien poniéndose al día con tu caso.
Vale también preguntar quién estará en las reuniones de relevamiento. El que releva tu operación y el que después configura conviene que sean la misma persona, o al menos que trabajen juntos: cada pase de manos en el medio pierde información que vos ya explicaste.
Pregunta 2 — ¿Qué pasa si esa persona se va mañana?
Buena parte de las implementaciones que quedan huérfanas empiezan con una renuncia. El consultor que conocía tu proyecto se va, se lleva la mitad del sistema en la cabeza, y tu proyecto vuelve a fojas cero con alguien que no estuvo en ninguna reunión.
Una respuesta sana incluye dos cosas: documentación del proyecto (si está escrito, se transfiere) y una segunda persona que conoce tu caso aunque no lo lleve en el día a día. Si la respuesta es "eso acá no pasa", tomala como lo que es: una expresión de deseo.
Pregunta 3 — ¿Cómo documentan lo que configuran?
Todo lo que se hace por fuera del estándar del sistema tiene que quedar escrito y versionado: qué se tocó, por qué, y dónde vive ese cambio. Lo que se configura y no se documenta se paga en la próxima actualización, con intereses — vistas que se rompen en silencio, campos que dejan de mostrarse, y un presupuesto de migración que nadie puede calcular porque nadie sabe qué se modificó.
Acá hay una repregunta que vale oro: pedí ver un ejemplo real de documentación de otro proyecto (anonimizado, claro). El que documenta bien te lo muestra con orgullo. El que no documenta te va a explicar por qué "en la práctica no hace falta".
Pregunta 4 — ¿Qué cosas no voy a poder hacer con esto?
El que vende sin límites está vendiendo el problema para más adelante. Todo plan, toda licencia y todo presupuesto dejan cosas afuera; la diferencia entre un implementador serio y un vendedor es que el primero te las dice antes de firmar.
Pedí tres cosas concretas que tu plan, tu licencia o tu presupuesto no soportan. Un clásico argentino: el plan de alojamiento más barato que no soporta los módulos de localización que tu facturación electrónica exige. Enterarse después de firmar significa implementar de nuevo, con la migración pagada dos veces.
Si la respuesta es "con esto podés hacer todo", repreguntá hasta que aparezcan los límites. Siempre existen; lo que cambia es cuándo te enterás.
Pregunta 5 — ¿Cómo se ve el soporte en el mes 4?
Casi todos los contratos del rubro terminan de cobrarse contra la salida en vivo, así que la energía de todos se concentra en llegar a esa fecha. El proyecto real se juega después: el primer cierre contable completo, la operación trimestral que nadie configuró, el empleado nuevo que no estuvo en ninguna capacitación.
Preguntá quién atiende después del go-live, en cuánto tiempo responde, y qué queda incluido cuando ya no hay hitos por cobrar. Si la respuesta es una casilla de soporte genérica, tu equipo va a resolver como pueda — y "como pueda" casi siempre significa una planilla al costado que después nadie saca.
Cómo leer las respuestas
Un implementador que trabaja bien contesta las cinco preguntas sin ponerse incómodo, porque son las mismas que él se hace sobre su propio proceso. Varias las va a contestar antes de que las hagas.
La reacción vale tanto como el contenido. Dudas largas, respuestas que cambian de tema o molestia ante la pregunta 3 y la 4 son datos, y de los buenos: los estás viendo en la etapa donde el proveedor tiene todos los incentivos para mostrarse impecable. Después solo puede empeorar.
Las cinco preguntas no garantizan un proyecto perfecto; ninguna pregunta lo hace. Lo que garantizan es otra cosa: que las condiciones que definen el final (quién te atiende, qué queda escrito, qué límites hay y qué pasa el día 100) queden habladas cuando todavía tenés poder de negociación, en lugar de descubiertas cuando ya no lo tenés.
En Aries somos especialistas en Odoo para PyMEs, y estas cinco preguntas las contestamos antes de que nos las hagan. Si estás eligiendo implementador y querés una segunda opinión sobre una propuesta, escribinos desde ariesconsulting.com.ar.