En una empresa de alimentos, la fecha de vencimiento manda: decide qué sale primero y qué termina en pérdida. Y sin embargo, la mayoría de las empresas que visitamos controla lotes y fechas en una planilla aparte del sistema.
Funciona mientras el volumen es chico. Después crece la operación, el operario saca del depósito a criterio, el lote que vencía primero queda atrás, y la merma aparece en el cierre. El día que suena el teléfono por un reclamo sanitario, no hay forma de decir en minutos a qué clientes les tocó esa partida.
Esta guía muestra cómo se construye en Odoo una trazabilidad de lotes que aguanta una auditoría, en cuatro definiciones. Ninguna pide desarrollo a medida: es configuración estándar, bien decidida.
Antes de empezar: qué tiene que estar resuelto
La trazabilidad se apoya en dos cosas que conviene cerrar antes:
- El catálogo ordenado. Si el mismo producto existe tres veces con tres códigos, la trazabilidad va a rastrear un tercio de la verdad. Antes de la carga inicial conviene cerrar qué es un producto, qué es una variante y qué unidad de medida manda.
- La disciplina de recepción. El lote se registra cuando la mercadería entra. Si la recepción se carga "después", el sistema arranca mintiendo. Es una definición de circuito, y conviene escribirla: quién recibe, quién carga, en qué momento.
Paso 1 — Trazabilidad por lote en la ficha del producto
En Odoo, cada producto puede seguirse por lote: se activa el seguimiento en la ficha (Inventario → Trazabilidad → Seguimiento por lotes). A partir de ahí, cada recepción queda atada a un número de lote, con su proveedor y su fecha de ingreso.
La decisión de negocio es qué productos se trazan. Nuestra recomendación para alimentos: todo lo perecedero y todo lo que pueda ser objeto de un reclamo sanitario. El costo operativo de escanear un lote en la recepción es mínimo comparado con reconstruir una partida a mano.
Paso 2 — Fechas de caducidad calculadas solas
Odoo permite activar las fechas de caducidad y cargar la vida útil en días en la ficha de cada producto. Con eso, al recibir un lote el sistema calcula solo la fecha de vencimiento y la fecha de alerta, sin planilla intermedia.
El error típico acá es cargar las fechas a mano, lote por lote. Se sostiene dos semanas y después queda desactualizado. La vida útil se define una vez por producto; el cálculo por lote lo hace el sistema en cada recepción.
Paso 3 — Salida FEFO a nivel categoría
FEFO: First Expired, First Out. El que vence primero sale primero. En Odoo se configura como estrategia de remoción a nivel categoría de producto: cuando el depósito arma una entrega, el sistema reserva primero el lote que vence antes.
Este paso es el corazón del asunto, porque saca la decisión del criterio del operario en el momento del armado. No porque el operario decida mal: porque decide sin información. El sistema tiene la fecha de cada lote; la persona que está apurada armando un pedido, no.
Un detalle que suele confundir: FEFO no es FIFO. FIFO saca primero lo que entró primero, y en alimentos eso puede ser exactamente lo contrario de lo correcto (un lote recibido después puede vencer antes). En categorías de perecederos, la estrategia correcta es FEFO.
Paso 4 — Alertas antes del vencimiento
La fecha de alerta dispara un aviso días antes del vencimiento, con el margen configurado por producto. Ahí todavía hay opciones: bajar ese stock a una promoción, moverlo al canal que rota más rápido o devolverlo al proveedor, mientras todavía vale algo.
Sin alerta, el vencimiento se descubre cuando ya es merma. Con alerta, es una decisión comercial con tiempo. La diferencia entre las dos es margen, todos los meses.
Qué cambia cuando el circuito está andando
- El recall pasa de semanas a horas. Con el lote trazado de punta a punta, la pregunta "¿a qué clientes les tocó esta partida?" se contesta con un reporte: de dos semanas de planillas a un listado en dos horas.
- La auditoría deja de ser una corrida. ANMAT o el cliente grande que audita proveedores encuentran el registro completo: cada lote con su origen y su destino, fechas incluidas.
- La merma por vencimiento baja sola, porque la salida FEFO deja de depender de la memoria del depósito.
Los errores que vemos repetirse
- La planilla paralela que no muere. Se configura todo en el sistema y el depósito sigue con su planilla "por las dudas". A los dos meses hay dos verdades. La planilla se retira el día del arranque, con una decisión explícita.
- Vida útil sin cargar. Se activa la trazabilidad pero no las fechas: se sabe qué lote es, pero no cuándo vence. La mitad del valor queda en el camino.
- FEFO configurado, depósito desordenado. El sistema reserva el lote correcto, pero si físicamente no se encuentra, el operario saca otro y ajusta después. La trazabilidad lógica necesita un mínimo de orden físico: ubicaciones claras y lotes identificados.
El orden de los pasos importa
Fíjense que los cuatro pasos son configuración, pero las decisiones que los sostienen (qué se traza, quién recibe, cuándo se carga, qué margen de alerta) son de proceso. Por eso diseñamos la trazabilidad con la empresa antes de cargar el primer lote: la configuración es la parte rápida; el circuito alrededor es lo que decide si funciona.
En Aries somos especialistas en Odoo para empresas de alimentos. Si querés que tu trazabilidad de lotes aguante una auditoría, agendá 30 minutos con nosotros en ariesconsulting.com.ar.